Koučka radí: 7 kroků, jak zvýšit osobní produktivitu a dosáhnout úspěchu

Jako brain-based koučka a mentorka pro cílevědomé ženy, BIM manažerka v nadnárodním korporátu, hospodyňka, kamarádka, partnerka a absolutní nadšenec do osobního rozvoje v jednom bych se bez vysokého nasazení a produktivity asi jen těžko obešla.

Způsoby, jak zvýšit osobní produktivitu, všechny ty strategie a systémy jsou něco, čemu věnuji podstatnou část svého času a energie. Hledám nové inspirace, zkoumám, testuji, implementuji do praxe a následně optimalizuji. Takže prostřednictvím tohoto článku bych se s vámi ráda podělila o své poznatky, zkušenosti a tipy pro zvýšení osobní produktivity a dosahování výsledků v kostce.

Krok č. 1: Věnujte se pravidelné sebereflexi

Sebereflexe je jedním z nejdůležitějších kroků, jak zvýšit osobní produktivitu. Pomáhá vám pochopit, co vás motivuje, jaké jsou vaše silné a slabé stránky a jak můžete své chování a myšlení změnit tak, abyste dosáhli lepších výsledků. Bez pravidelné sebereflexe se můžete snadno ztratit v každodenním shonu, přenechat otěže svého života na autopilotovi, aniž byste věnovali čas a energii tomu, co je pro vás skutečně důležité.

Existuje mnoho technik sebereflexe, které vám mohou pomoci lépe poznat sami sebe a zlepšit svou produktivitu. Nejefektivnějším způsobem je vést si deník, ve kterém si každý den zaznamenáte své myšlenky, pocity a úspěchy. Ideálně v kontextu vašich každodenních činností. Mně a mým klientkám hodně pomohla právě metoda Bullet Journal.

Nevíte, co to je? Přečtete si více v mém článku: Diář Bullet Journal: Proč je to nejlepší diář/deník pod sluncem?

Zkoušejte různé techniky a najděte si takovou, co vám nejvíce vyhovuje – ať už je to psaní deníku, meditace, tichá chvilka nebo třeba pravidelná koučovací sezení. Buďte trpěliví a vytrvejte. Hledejte nové způsoby, testujte, vyhodnocujte. Konzistence je základ. Teprve pravidelná sebereflexe vám přinese ty nejlepší výsledky.

Krok č. 2: Zvědomte si své osobní hodnoty

Osobní hodnoty jsou základním kamenem vašeho života, je to kompas, který vám pomáhá rozhodovat o tom, co je pro vás důležité, a ovlivňuje vaše chování v různých situacích. Jsou to principy, které vás vedou a formují vaše postoje, názory a chování. 

To, zda podle svých hodnot žijeme, určuje to, jak spokojení se cítíme a jak naplněný je náš život. Pokud své životní hodnoty neznáme (ideálně včetně jejich pořadí), těžko s nimi můžeme žít v souladu. Zcela logicky.

---

Osobní hodnoty mají obrovský vliv na vaši produktivitu, protože pokud víte, co je pro vás důležité, můžete investovat svou energii a čas cíleně a efektivně.

– Jak zvýšit osobní produktivitu –

---

Jak zjistit své osobní hodnoty?

Identifikace vlastních hodnot je také klíčovým krokem, jak zvýšit osobní produktivitu. Zde je několik tipů, jak si je zvědomit:

1. Zamyslete se nad tím, co vás opravdu naplňuje a co vás motivuje.
   Jaké činnosti vás činí šťastnými a spokojenými? Jaké situace vás nutí cítit se hrdě a sebevědomě?
2. Přemýšlejte o lidech, které obdivujete a kteří vás inspirují.
   Jaké hodnoty sdílíte s těmito lidmi?
3. Vytvořte si seznam hodnot, které ctíte, a seřaďte je podle priority. 

Anebo rovnou naskočte do mého 3denního minikurzu 1. krok k vědomému autentickému životu, který je ZDARMA. Zvědomíte si své osobní hodnoty a najdete způsob, jak je do svého života promítnout.

Krok č. 3: Stanovte si jasnou vizi

Jasná vize je pro dosahování úspěchu a zvýšení osobní produktivity zkrátka MUST HAVE.

Častokrát mi přijde někdo na konzultaci či koučovací sezení s tím, že:

• nechce se jim plánovat, nebaví je to, je to nuda,
• děsí je se do něčeho vlastně pustit,
• nevědí, kde vůbec začít, a tak to donekonečna odkládají,
• mají pocit, že plánování by jim omezilo svobodu, nebo
• nejsou prostě plánovací typ.

Obvykle to není známka nechuti či neschopnosti plánovat, ale zkrátka jen projev nejasné životní (a podnikatelské) vize. Často se řítíme s davem, na autopilota, a jen děláme bezmyšlenkovitě jeden úkol za druhým, aniž by to skutečně vedlo k výsledkům, jakých chceme dosáhnout. Takže znát svou dlouhodobou vizi, svůj směr, abychom věděli, kudy vykročit, je klíčové.

Když víte, čeho chcete ve svém životě dosáhnout, můžete se začít soustředit na to, co je pro úspěch důležité, a směřovat tak efektivně svou pozornost a energii. Jasná vize vám poskytuje dlouhodobou vnitřní motivaci a odhodlání pokračovat v cestě za svými sny, i když se na cestě objeví bezpočet překážet, padnete milionkrát na hubu a melete z posledního.

Když už jsme u té vnitřní motivace: Víte, co to motivace vlastně je, jak si ji často nevědomky oslabujete a jak ji můžete naopak posílit? Koukněte na můj článek: Jak se motivovat správně a proč se nespoléhat jen na odměny. 

Jak si osobní vizi vytvořit?

Než se pustíte do psaní své osobní vize, uvědomte si, které oblasti vůbec tvoří váš život. To vám pomůže udržet rovnováhu a dosáhnout úspěchu ve všech aspektech, které jsou pro vás důležité. Zde je několik tipů pro ty nejčastější oblasti, které v rámci koučovacích sezení řeším:

1. Profesní seberealizace: Co pro vás znamená úspěch v kariéře či podnikání. Kam byste se chtěli dopracovat? Jaké dovednosti byste chtěli získat a rozvíjet? Jak velkou roli hraje seberealizace ve vašem životě?
2. Rodina a přátelé: Jakou roli chcete zastávat ve svých vztazích s partnerem, dětmi, přáteli a rodiči? Co si představujete pod pojmem zdravé vztahy? Jakými lidmi byste se rádi obklopovali? Jak by vypadala vaše ideální bublina?
   Jsme průměrem svých 5 nejbližších, takže vybírejte pečlivě, s kým trávíte svůj čas.
3. Zdraví: Co byste chtěli udělat pro své zdraví? Jaké cíle v oblasti zdraví chcete dosáhnout. Chcete zhubnout, zlepšit svou kondici nebo se zbavit špatných návyků? Jak vypadá nejzdravější verze vás samých?
4. Sebehodnota: Jak se chcete cítit každý den v sobě, svém těle a své mysli? Co můžete udělat pro zvýšení své sebehodnoty a sebevědomí? Jak dáváte sebe na 1. místo a udržujete si své hranice?

Zkušený kouč vám moc rád pomůže najít svou osobní vizi a popsat ji pěkně do detailu. Pro mě osobně je to hned po osobních hodnotách jedna z prvních oblastí, kterou s klientkami řeším, pokud v tom ještě nemají jasno. Bez jasného záměru totiž nevíte, kudy se vlastně vydat.

Krok č. 4: Naučte se prioritizovat

Bez prioritizování to zkrátka nepůjde. To, že jste neustále zaneprázdnění a děláte od nevidím do nevidím, totiž ještě neznamená, že jste skutečně produktivní. Nevíte, jaký je rozdíl mezi pouhopouhou zaneprázdněností a skutečnou produktivitou? Pak si přečtěte můj článek: Jak přestat říkat: „Nemám na nic čas!“

Abyste se stali produktivními, musíte se naučit efektivně investovat svůj čas a energii do činností a aktivit, které jsou pro vás a váš úspěch důležité. Dosáhnete toho tak, že si projdete svůj seznam úkolů a položíte si následující otázky:

• Který úkol mě posune správným směrem?
• Který úkol má největší dopad na to, čeho chci dosáhnout?
• Který úkol má vyšší prioritu než ostatní (a proč)? A které úkoly mohu v klidu odsunout na později?
• Které úkoly mohu s klidem ze seznamu vyškrtnout a nic se nestane?

Zbavte se úkolů, povinností, všech těch “měla bych” a musismů, které nejsou vaše nebo vás nikam neposunou. Pokud se bez toho ve svém životě obejdete, uděláte nejlépe, když je prostě škrtnete ze seznamu. Dovolte si to. Uleví se vám a získáte mnohem víc času pro to, co je důležité.

Nebuďte otrokem svých povinností. Pravidelně své priority revidujte, respektujte a naučte se říkat ne. Někdy zkrátka musíte odmítnout úkol nebo zakázku, abyste se mohli soustředit hlavně na svůj život, aktivity a lidi, které milujete, a na naplňování vize a svých snů.

Krok č. 5: Nastavujte si cíle chytře (SMART)

Jednou z nejdůležitějších dovedností, jak zvýšit osobní produktivitu, je stanovovat si SMART cíle. Tento koncept byl poprvé představen v roce 1981 George T. Doranem a od té doby se stal jedním z nejoblíbenějších nástrojů pro efektivní plánování.

SMART cíle vám dávají jasný rámec pro sledování vašeho pokroku. Když si jasně definujete cíle, můžete snadno určit jednotlivé kroky, a tím snížíte svou resistenci vůči velkým, pro mysl neuchopitelným úkolům, a zvyšujete svou motivaci a tak i šanci na úspěch. 

Jak nastavit a sledovat své SMART cíle

Nastavení SMART cílů je jednoduchý proces, pomohou vám třeba tyto kroky:

1. Určete si své hlavní cíle a rozdělte je na menší, konkrétní úkoly a kroky.
2. Přemýšlejte o tom, jak můžete své cíle měřit a sledovat svůj pokrok.
3. Zvažte, zda jsou vaše cíle dosažitelné a realistické vzhledem k vašim schopnostem a zdrojům, které máte k dispozici (čas, know-how, peníze, energii apod.).
4. Stanovte si časový rámec pro dosažení svých cílů (omezený čas, který budete úkolů věnovat, nebo třeba deadline).
5. Pravidelně sledujte svůj pokrok, vyhodnocujte a upravujte své plány podle potřeby.

Krok č. 6: Plánujte na denní bázi

Plánování je klíčem k efektivnímu časovému managementu a osvědčenou cestou, jak zvýšit osobní produktivitu. Stanovujte si priority, rozdělujte úkoly na menší části a zajistěte si dostatek času na dokončení všeho důležitého. Držte se svého plánu a vnímejte, jaké činnosti vás posouvají a jaké nikoliv.

Mohla bych pokračovat donekonečna. Bez plánu se ve svém každodenním životě snadno necháte zavalit tím, co si zrovna žádá vaši pozornost, aniž byste se zastavili a zamysleli se, zda tomu opravdu chcete věnovat svou energii a drahocenný čas.

---

Bez plánování akorát hasíte požáry. Žijete reaktivní život. A odevzdáváte svůj život do rukou okolností.

– JAK ZVÝŠIT OSOBNÍ PRODUKTIVITU –

---

Jak často se věnovat plánování?

Pokud se chcete opravdu pohnout z místa a být efektivní a produktivní každý den, věnujte se plánování na pravidelné denní bázi. Tady je pár tipů, jak velké vize propojit s každodenním plánováním:

1. Roční plánování: Na začátku roku si stanovte své hlavní cíle a rozvrhněte je do jednotlivých měsíců. Roční plánování vám pomůže udržet si nadhled a přehled o tom, čeho chcete dosáhnout. Díky své jasné vizi a cílům pro celý rok se tak snadno neztratíte v každodenním shonu.
2. Měsíční plánování: Vycházejte z ročních cílů. Na začátku každého měsíce si stanovte cíle, kterých chcete dosáhnout, a rozvrhněte je do jednotlivých týdnů. Měsíční plánování vám pomáhá vidět širší obraz a zajistit, že se soustředíte na ty dlouhodobé cíle.
3. Týdenní plánování: Každý týden si udělejte přehled o tom, čemu chcete zrovna tento týden věnovat energii, a rozdělte úkoly na jednotlivé dny. Toto vám pomůže udržet se na správné cestě a zajistit, že nezapomenete na žádný důležitý úkol.
4. Denní plánování: Každý den si zapište 3 nejdůležitější priority či úkoly, kterým se chcete věnovat, a na ty se soustřeďte především. Udělejte si pár minut během dne i na sebereflexi a zhodnoťte, zda právě tyto činnosti vás posouvají blíž k vytouženému cíli, jak se cítíte a zda jste prožili příjemný den.

Snažte se, aby vaše cíle byly ambiciózní, ale realizovatelné, a plánujte vždy s respektem k sobě, svým potřebám, aktuálním podmínkám a svému tělu. Pamatujte, že se nemusíte se strhat, abyste dosáhli úspěchu, naplnili svůj potenciál a zhmotnili své sny.

Krok č. 7: Najděte si systém, který vám sedí

Návodů, jak zvýšit osobní produktivitu, najdete v knihách a útrobách internetu opravdu mnoho. Od samostatných aplikací a jednoduchých tipů až po komplexní systémy, které si můžete vyvíjet a optimalizovat dle vlastních potřeb. 

Žádný systém není vyloženě univerzální. Každému vyhovuje trochu něco jiného. Abyste našli to pravé ořechové právě pro sebe, musíte hledat inspiraci, zkoušet nové věci, testovat, vyhodnocovat a optimalizovat svůj současný systém práce.

Já osobně nesnáším rigidní systémy, kde mě nakonec udolá snaha vtěsnat svou unikátní osobnost do pevně daných mantinelů. Mé potřeby se v čase mění, mé tempo se mění, projekty a život se mění, já se zkrátka měním a vyvíjím, a tak jsem potřebovala systém, který je dostatečně flexibilní, abych u něj zůstala déle jak půl roku.

Pro mě těmi systémy jsou právě GTD (Getting Things Done) a Bullet Journal.

Systém GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) je metoda osobního řízení času a úkolů, kterou vytvořil David Allen. Znám ji z jeho stejnojmenné knihy. Objevila jsem ji tenkrát v roli IT projektové manažerky, když jsem na pokraji šílenství a zahlcenosti myslela, že mi ze všech těch projektů a povinností už praskne hlava.

Kupily se mi schůzky a kupila se mi práce. V mezičase mezi schůzkami moje mysl akorát přeskakovala z jednoho úkolu na druhý, ale aktivitu jsem často nebyla schopná vyvinout reálně žádnou. Nemohla jsem se rozhodnout, co dřív ve volných 30 minutách dělat. A než jsem si vyřešila priority, už byl čas vyběhnout na další schůzku.

Metoda GTD mi poskytla rámec, dost flexibilní, jednoduchý a obecný, který mi ve 4 krocích pomohl vyprázdnit hlavu a uklidnit věčně roztěkanou mysl. Začala jsem škrtat úkoly, prioritizovat na denní bázi, shlukovat úkoly a konečně jsem se dokázala zase normálně soustředit.

Pokud se chcete dozvědět více o jednotlivých krocích a dozvědět se, jak zvýšit osobní produktivitu pomocí GTD, přečtete si můj článek Getting things done: Jak uklidnit mysl roztěkanou všemi možnými (i nemožnými) závazky.

Metoda Bullet Journal

Další velmi flexibilní a snadno přizpůsobitelná metoda, které jsem propadla někdy před více než 4 lety, je Bullet Journal. Je to metoda, která propojuje funkce deníku, plánovacího kalendáře a seznamu úkolů. Pro zápisy využíváte systém odrážek (anglicky: bullet points) – odtud tedy její název.  Metodu pro svou potřebu stvořil a vyladil Ryder Carroll, aby měl navzdory svému ADHD svůj život pod kontrolou, a pak se s ní rozhodl podělit se světem a vydal ji knižně s podtitulem: Zhodnoťte včerejšek, uspořádejte dnešek a naplánujte zítřek.

Systém si můžete přizpůsobit přesně podle svých potřeb, stačí jen prázdný zápisník, tužka, několik základních principů a můžete začít. Je dokonalou synergií nástrojů pro osobní sebereflexi, mentální hygienu, produktivitu a efektivitu, plánování, mindfulness a třeba i takové hledání smyslu života.

Pokud jste o BuJo nikdy neslyšeli, doporučuji si přečíst Diář Bullet Journal: Proč je to nejlepší diář/deník pod sluncem? 

---

Shrnutí

Zvyšování osobní produktivity je běh na dlouhou trať, kde konzistence a výdrž jsou základem pro to, abyste uspěli. Pokud hledáte způsoby, jak zvýšit osobní produktivitu, začnete těmito kroky:

1. Věnujte se pravidelné sebereflexi
2. Zvědomte si své osobní hodnoty
3. Stanovte si jasnou vizi
4. Naučte se prioritizovat
5. Nastavujte si cíle chytře (SMART)
6. Plánujte na denní bázi
7. Najděte si systém, který vám sedí

Tak na viděnou!

Ing. Lucie Klátilová | Brain-based koučka a mentorka pro cílevědomé ženy
HEZKY AUTENTICKY