Máme tu další článek ze série #mojeknowhow. Jedná se o souhrn příspěvků a expertní pohled podnikatelů v rámci prostoru pro zviditelnění členů Vyhledávače ve facebookové skupině Společně nahoru (skupina pro růst vašeho byznysu).
Využijte know-how podnikatelů z Vyhledávače Společně nahoru.
Klára Neradová – virtuální asistentka, Notion doporučuje automatizovat si rutinu. Dozvíte se, proč používat Google Keep, jaká novinka vám pomůže v Gmailu a Notionu.
Koukněte na jednotlivé příspěvky a inspirujte se.
1. Google Keep – skrytý poklad pro rychlé poznámky
Potřebuješ si něco rychle poznamenat a mít to všude po ruce? Google Keep je jednoduchá, ale výkonná aplikace na poznámky, která se synchronizuje napříč zařízeními s Google účtem.
Co Google Keep umí?
- Rychlé to-do listy → odškrtávání úkolů a barevné štítky pro přehlednost
- Možnost sdílení → sdílej poznámky s klientkami nebo rodinou (např. nákupní seznamy nebo pracovní nápady)
- Připnutí důležitých poznámek nahoru → už nikdy neztratíš důležitý úkol mezi ostatními
- Připomenutí podle času nebo místa → např. „Až budeš u klientky, nezapomeň se jí zeptat na…“
- Zobrazení v postranní liště Gmailu → poznámky rovnou na očích při práci s e-maily
- Rychlý přenos dat mezi zařízeními → třeba když chceš mít po ruce post na sítě do propagačních vláken
- Fulltextové vyhledávání → všechno je dostupné na pár kliknutí
- Hlasové poznámky → převede tvůj hlas na text (ideální na nápady, když nemáš volné ruce)
- Propojení s Google Dokumenty → poznámku můžeš jedním kliknutím převést na text v Google Docs
Jak ho můžeš využít v podnikání nebo rodině?
- Podnikatelky & freelancerky: Rychlé poznámky k projektům, nápady na obsah, sledování úkolů.
- Lektorky & koučky: Uchování myšlenek na školení, hlasové poznámky během cestování.
- Fotografky: Místa na focení, tipy na pózování, seznam rekvizit.
- Mámy: Sdílené nákupní seznamy, plánování rodinných úkolů, poznámky o dětech.
Jak si ho můžeš přizpůsobit?
- Používej štítky a barvy.
- Archivuj, co není potřeba vidět na hlavní stránce, ve štítkách to stále uvidíš.
- Připni si nahoru to nejdůležitější.
Dostupné na mobilu i v prohlížeči: keep.google.com
Více o mně a mé práci najdete ZDE.
2. Jak na časování v Notionu?
Potřebuješ sledovat čas strávený na zakázkách, mít přehled o odpracovaných hodinách nebo připravit výpis pro klienta k faktuře? Nemusíš hned sahat po Togglu nebo dalším nástroji. Pokud už pracuješ v Notionu, zvládneš to i tam – a překvapivě dobře.
Co všechno v Notionu jde:
- měřit čas „od-do“
- přiřadit záznam ke konkrétnímu projektu nebo úkolu
- sledovat, co už je vyfakturováno
- mít přehled po týdnech, měsících i projektech
- vytvořit výpis pro klienta
- přidat info o tom, z jakého balíčku se čas čerpá (a kolik zbývá)
Jak na to? Přes tlačítka!
→ tlačítko pro začátek měření vytvoří nový záznam a předvyplní:
- datum a čas začátku
- připojený projekt/úkol
- štítek „měření probíhá“
→ tlačítko pro konec měření najde aktuální záznam a doplní:
- datum a čas konce
- změní štítek
- otevře záznam, abys mohla doplnit podrobnosti
Kam tlačítka umístit?
- Na dashboard – pro rychlý přístup
- Do databáze projektů – rovnou se vyplní projekt
- Do databáze úkolů – ideální při práci na konkrétním zadání
Když si přidáš pár vhodných properties, můžeš si pak tvořit různé náhledy a přehledy:
- tento měsíc
- minulý měsíc
- co vyfakturovat
- měsíční/týdenní grafy
- přehled podle projektů
- souhrn měsíce pro klienta
Technická vsuvka – formule a štítky:
- formule na výpočet času z polí „od–do“
- štítek pro označení stavu měření (běží, hotovo)
- formule pro označení minulého měsíce
- součet odpracovaných hodin dle projektu – probíhá v databázi projektů přes rollup
Výpis pro klienta k faktuře
Stačí si připravit zobrazení (view), které:
- filtruje konkrétní měsíc
- ukazuje jen hotové a nevyfakturované položky
- můžeš exportovat nebo sdílet přes veřejný link
Zajímalo by mě – potřebovala bys k takovému časování přidat ještě nějakou funkci, aby to nahradilo tvůj časovač jinde? Napište mi.
3. Jak si automatizovat rutinu v Notionu?
Máš v Notionu úkoly, které děláš pořád dokola? Zakládáš nové projekty, zapisuješ klienty, nebo vytváříš příspěvky na sítě podle stejného scénáře? Pak mám pro tebe tip: nastav si na to tlačítko.
Ano, fakt to jde – a šetří to čas i klikání, a to i ve verzi zdarma.
Co všechno tlačítka umí?
Tlačítka zvládnou jak jednoduché akce, jako třeba vytvořit nový příspěvek do databáze a rovnou ho otevřít, tak i složité automatizace s více kroky. Například: jedním klikem vytvoříš nový projekt, k němu se založí celá sekvence navazujících úkolů, rovnou se nastaví priorita, stav, přiřazení a další detaily.
Kam se tlačítka hodí?
Kamkoliv, kde často něco zakládáš nebo potřebuješ jednotný postup. U mě je to hlavně:
- dashboard – tlačítka jako Nový projekt, Nový úkol, Příspěvek na sítě apod.,
- databáze příspěvků – mám víc tlačítek podle typu obsahu, který chci tvořit,
- a některá tlačítka mám dokonce víckrát na různých místech, protože je používám v různých situacích
Technická vsuvka:
Můžeš si zvolit, co se má stát, když na tlačítko klikneš:
- vložení připraveného bloku na stránku (např. checklist úkolů),
- vytvoření nové stránky v databázi,
- úprava existující stránky (např. změna stavu, přidání štítku),
- odeslání notifikace,
- zobrazení potvrzení (když chceš spustit akci až po druhém kliknutí, hodí se zejména u složitých automatizací, které nejdou snadno zrušit),
- otevření konkrétní stránky (třeba právě tlačítkem vytvořenou stránku) nebo URL.
Tím si vlastně tvoříš takovou malou automatizaci na míru – přesně podle svých potřeb.
Příklad z mého Notionu
Mám jedno konkrétní tlačítko, které mi:
- vytvoří stránku v databázi příspěvků,
- rovnou předvyplní název začátkem #mojeknowhow,
- nastaví stav na „vytvořit“,
- přiřadí štítek „mojeknowhow“,
- nastaví prioritu,
- a novou stránku mi rovnou otevře.
Pak už jen dopíšu téma, upravím text a je hotovo.
Používáš už tlačítka v Notionu, nebo je to pro tebe novinka?
Napiš mi, jaké automatizace by se ti hodily, ať můžu připravit další ukázky!
4. Feed v Notionu
V Notionu se objevil nový typ zobrazení databáze! Zdá se, že jde o čerstvou novinku – zatím ji vidím jen na jednom ze svých účtů a na sítích o ní zatím nikdo moc nemluví.
Funguje tak, že jednotlivé stránky databáze se zobrazují pod sebou s náhledem obsahu. Pokud je stránka delší než cca 15 řádků, zbytek se skryje a dá se rozkliknout tlačítkem „Show more“.
V nastavení toho moc není – můžete si zvolit, jestli se má zobrazovat autor stránky, ikona nebo název databáze. Klíčové ale bude nastavit počet zobrazovaných stránek.
Já v tom hned vidím potenciál třeba pro databázi příspěvků na sítě (jako přehledný feed) nebo pro obsah online kurzu.
Co vy? Máte už nápad, kde byste to využili?
A pokud si s nastavením Notionu nevíte rady, klidně mi napište – ráda poradím nebo rovnou nastavím!
5. Novinka v Gmailu: Přepošli e-mail jako přílohu
V Gmailu se objevila nová funkce, která ti může ušetřit čas i nervy: možnost přeposlat e-mail jako přílohu.
Jak na to?
Stačí kliknout v seznamu e-mailů na zvolený e-mail (nebo i víc najednou) pravým tlačítkem myši a zvolit „Přeposlat jako přílohu“. Otevře se nový čistý e-mail – vybrané zprávy jsou přiloženy jako soubory .eml.
Proč je to lepší než klasické přeposílání?
- Neztratíš formátování ani hlavičky e-mailu.
- Příjemce dostane přesně to, co jsi dostala ty.
- Můžeš připojit víc e-mailů do jednoho.
- Ideální pro předání komunikace asistentce, účetní nebo kolegyni.
Zkus to a dej mi vědět, jestli ti to taky usnadnilo život!
Klára Neradová – virtuální asistentka, Notion
Těšte se na další články a inspirujte se každý čtvrtek ve facebookové skupině Společně nahoru příspěvky s #mojeknowhow.
